化粧品の製造販売業者様は、許可を取得して実際に業務を行うと悩みが出てくることがあるのではないでしょうか？
私の事務所は化粧品製造販売業や製造業の許可を取得することが業務となっておりますが、開業後１６年の実績をもとに様々な角度から許可に付随するお困りごとにも対応するにしております。これは開業当初、許可を取るだけで業務完了！と考えておりましたが、許可を取得した会社様からその後の運営や法定表示、広告などどのようにすればよいか？などのお問い合わせが多々あり、せっかく弊所をご利用いただいたのに、それは分かりませんというのは、あまりにも無責任だと考えたからです。
※広告の難しさは後程、ブログで書かせてもらいます。
今回は許可後の運営の中でも中心となる手順書についてお話をさせて頂きます。手順書は必ずしも許可時に作成した手順書が実務に合っているとは限りません。もちろんヒアリングをして、ある程度は各会社様に合わせるようにしてから許可申請をしますが、実際に運営が始まると当初の手順書では対応しきれないことが起きることがあります。この場合は改訂を行うのですが単純に一部を改訂をすればよいというわけではなく様々な情報を多角的に考えながら改訂は行わなければならず、意外とむずかしい所があります。
これは手順書は一つ一つバラバラの内容ではなく、自動車の部品のように一つ一つが一緒になって完成した手順書となっているからです。よって一つを変えると他の部分にひずみが生じ、また矛盾が出来てしまい、更新調査などで指摘を受けることがあります。よって改訂をしたことで他の部分に影響がでないか考え、影響が出るならば一緒に影響が出る部分も改訂しなければなりません。多角的に考えなければならない理由の一つはここにあります。
特に私が許可申請の代行をしていない場合は、許可からご相談を受けるまでのプロセスが分かりませんので、何度も現在の手順書を読み込み、改訂した内容を更に何度も読み込み、さらにじっくりと時間をかけてご説明しなればならないため、さらに難しくなります。
このように化粧品の許可自体は時間をかけて、必要書類を集め、実地調査を受ければ取得は出来ると思いますが、手順書については内容の本質を理解し、実際の運営を行わなければ、更新調査などで本来行うべきことを行っていなかった、そもそも内容を理解していないので担当者の言っていることがちんぷんかんぷんで話がかみ合わず、行政担当者も「これでは・・・」と心配になり指摘をせざるを得なくなります。
そして、理解をせず指摘内容を改善しても、付け焼刃のようになり、また次回の調査前は不安の塊になり、憂鬱になってしまうでしょう。
もし今、このような状態であるならば、ぜひ専門家にサポートをお願いしてみては如何でしょうか？もちろんお金はかかりますが、行政では行えない細やかなアドバイスをし、理解が出来るように時間をかけて説明を受けられますから安心して末永く化粧品業務を行えるものと思います。